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El Ayuntamiento de Villanueva de la Cañada enfrentaba el desafío de modernizar su gestión documental dentro de su proceso de transformación digital. La recepción y registro de documentos electrónicos de gran tamaño enviados por ciudadanos, empresas y entidades externas era un proceso lento, manual y con limitaciones técnicas, dificultando la integración de los archivos en los expedientes administrativos electrónicos. Se requería una solución que garantizara seguridad, trazabilidad, validez jurídica y cumplimiento normativo, optimizando la eficiencia administrativa y la experiencia del usuario.
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Aeioros Servicios implementó MegaDoc, una plataforma basada en NextCloud diseñada para la gestión de archivos electrónicos de gran volumen con un enfoque en seguridad, trazabilidad y accesibilidad.
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La solución permitió:
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La creación de depósitos documentales seguros con generación automática de justificantes y códigos hash únicos vinculados a cada trámite, asegurando integridad y trazabilidad.
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Definir perfiles de usuario diferenciados (administrador, personal municipal y ciudadano/empresa) y gestionar roles y permisos avanzados para controlar la visibilidad de trámites y documentos confidenciales.
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Establecer un flujo de trabajo estructurado para la carga, validación y seguimiento de documentos electrónicos.
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Integración con los procesos internos del Ayuntamiento, incorporando automáticamente los depósitos al Registro General de Entrada/Salida.
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Acceso seguro mediante sistemas de autenticación corporativa, incluyendo Cl@ve, Active Directory y doble factor (2FA), garantizando un entorno protegido y centralizado.
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Envíos externos e internos mediante enlaces de descarga seguros, con notificación automática al destinatario, asegurando la eficiencia en la comunicación y la protección de los datos.
El proyecto incluyó:
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Implantación de MegaDoc en los entornos corporativos del Ayuntamiento.
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Configuración y parametrización según los procedimientos administrativos municipales y la normativa vigente.
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Formación técnica y funcional al personal interno para garantizar la correcta adopción de la plataforma.
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Integración con sistemas municipales de gestión de expedientes y la sede electrónica.
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Puesta en marcha de un entorno operativo accesible para ciudadanos y empresas, facilitando la entrega digital de documentación de gran tamaño.
El Ayuntamiento continúa ampliando el uso de MegaDoc hacia nuevos tipos de trámites y expedientes electrónicos, y prevé integrarlo con otras plataformas corporativas y sistemas de archivo electrónico para mejorar la interoperabilidad y la eficiencia del ecosistema digital municipal. El sistema se mantiene en evolución constante, con actualizaciones y soporte continuo de Aeioros Servicios para asegurar su estabilidad y crecimiento.
La implantación de MegaDoc se ha consolidado como un caso de éxito en transformación digital local, permitiendo al Ayuntamiento avanzar hacia una administración más eficiente, transparente y accesible, con una gestión documental segura, flexible y adaptada a los desafíos del entorno electrónico actual.
