Aeioros está desarrollando para la UNED una solución web avanzada para la gestión de expedientes y documentos electrónicos
En el marco de su proceso de transformación digital, la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED) ha confiado en nosotros para el desarrollo de una solución web personalizada destinada a la gestión integral de expedientes y documentos electrónicos. Este sistema está diseñado para adaptarse a las necesidades específicas del cliente, cumplir con el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y alinearse con las directrices del Portal de Administración Electrónica (PAe)..
Una solución tecnológica a medida para la administración universitaria
Nuestra labor consiste en diseñar e implementar una herramienta que facilite a la UNED la gestión eficiente, segura y conforme a normativa de documentos y expedientes administrativos generados en su operativa diaria. Esta solución cubrirá el ciclo completo de los documentos electrónicos: desde su creación hasta su archivo definitivo, integrando diversos servicios y repositorios con los que ya trabaja la universidad.
Entre los principales componentes del sistema destacan:
Creación estructurada de documentos y expedientes ENI
La plataforma permitirá generar documentos y expedientes electrónicos cumpliendo con los estándares del ENI, garantizando su interoperabilidad y conservación. Hemos desarrollado flujos de trabajo pensados para adaptarse a la estructura organizativa de la UNED y facilitar una gestión sencilla y eficaz por parte de los usuarios
Integración con el sistema de registro GEISER
Uno de los pilares del sistema es su integración con GEISER, permitiendo la consulta directa a su API para obtener registros administrativos y su incorporación automática al gestor documental. Esto asegura una trazabilidad completa desde el registro de entrada hasta la clasificación documental interna.
Firma electrónica mediante Portafirmas
Para garantizar la legalidad de los documentos firmados digitalmente, la solución se integra con Portafirmas, permitiendo firmar electrónicamente las actas de transferencia asegurando su plena validez jurídica.
Archivo definitivo a través de Archive
Otro de los pilares del proyecto es la integración con el sistema Archive, como parte del cumplimiento normativo. Esto permite el envío y conservación definitiva de expedientes y documentos electrónicos según lo establecido por el ENI, asegurando su preservación a largo plazo y la consulta futura. Esta integración incluye la consulta de cambios de estado, obtención de actas de cambio de custodia tanto propias como generadas por Archive, y la opción de expurgo del gestor una vez transferido al archivo definitivo.
Compatibilidad con múltiples repositorios documentales
La plataforma se adapta a las tecnologías que ya utiliza la UNED, con integración directa con repositorios documentales como NextCloud, sistemas de archivos locales y Solpheo, ofreciendo así flexibilidad y compatibilidad con la infraestructura existente
Un desarrollo guiado por la normativa y las mejores prácticas
Todo el proceso de desarrollo se está llevando a cabo conforme a los criterios marcados por el PAe y la política de gestión documental de la UNED. Contamos con la documentación técnica de integración de cada servicio externo, lo que nos permite desarrollar conexiones seguras, estables y mantenibles con cada sistema implicado.
Además, el diseño de la solución está cuidadosamente adaptado a la identidad visual corporativa de la UNED, respetando su paleta de colores, logotipos, tipografías, iconografía y proporciones, asegurando coherencia visual y profesionalismo en cada pantalla.
Diseño accesible y centrado en el usuario
En línea con nuestro compromiso con la accesibilidad y la experiencia de usuario, todas las pantallas de la aplicación están acompañadas de textos informativos claros y concisos. El diseño se ajusta a las guías de buenas prácticas en accesibilidad, garantizando que cualquier usuario pueda interactuar con la plataforma de forma fluida e intuitiva.
Compromiso con la calidad, la eficiencia y la interoperabilidad
Este proyecto representa una colaboración estratégica entre nuestra empresa y la UNED en el camino hacia una gestión documental más eficiente, moderna e interoperable. Nuestra experiencia en el desarrollo de soluciones tecnológicas para la administración pública nos permite aportar un enfoque sólido, alineado con las normativas vigentes y centrado en la calidad del servicio.
Estamos orgullosos de acompañar a la UNED en este avance hacia una administración más digital, sostenible y segura, y de contribuir a que sus procesos administrativos sean más transparentes, trazables y eficaces. .
