MegaDoc
📄 ¿Qué es MegaDoc?
MegaDoc es una plataforma digital diseñada para optimizar y automatizar la entrega de archivos electrónicos de gran volumen ante entidades públicas. Su principal función es generar un justificante de depósito previo, que permite a los organismos receptores acceder a los documentos cargados por el usuario, garantizando su integridad, trazabilidad y autenticidad.
Esto se logra mediante la creación de un hash único y el registro de metadatos incrustados que aseguran que los archivos no han sido modificados desde su carga. De este modo, se refuerza la seguridad y confianza en los procesos de presentación documental.
👥 ¿Para quién es MegaDoc?
MegaDoc está orientado tanto a ciudadanos como a empleados públicos, facilitando la carga de documentos que luego pueden integrarse en los expedientes administrativos electrónicos de las distintas áreas del Ayuntamiento.
📌Importante: MegaDoc no sustituye al Registro oficial de Entrada/Salida, sino que actúa como un paso previo y seguro, generando un documento oficial que puede ser incorporado al Registro General posteriormente.
La plataforma MegaDoc ha sido diseñada con un enfoque de control seguro, estructurado y flexible, permitiendo la participación de distintos perfiles de usuarios según sus funciones y necesidades.
🧑💼Tipos de Usuarios
MegaDoc define tres perfiles de usuarios con distintos niveles de acceso y funciones:
- 🔧Administrador: Es el único usuario con control total del sistema. Puede gestionar accesos, departamentos y trámites, configurar visibilidad, revisar métricas y exportar los depósitos documentales. Su rol es clave para mantener un entorno seguro y centralizado.
- 🏛️ Personal Municipal (Usuarios Corporativos): Son usuarios internos autorizados por el Administrador. Deben estar registrados en Active Directory y dados de alta en el sistema. Pueden crear depósitos de entrada y salida, acceder a los de su departamento, consultar historiales y corregir
⚙️Funcionamiento de la Plataforma: flujos de trabajo
La plataforma MegaDoc opera mediante un conjunto de flujos claramente definidos que permiten una interacción segura y organizada entre los diferentes tipos de usuarios.
Los principales aspectos operativos son:
- 🔐Acceso de los Usuarios
- Administrador y usuarios corporativos acceden con sus credenciales asignadas.
- Usuarios estándar (ciudadanos y empresas) ingresan mediante certificado digital, complementado por un sistema de doble autenticación (2FA) que envía un código de verificación al correo electrónico registrado.
- 🛠️Menú y Gestión para el Administrador
El administrador dispone de un menú con herramientas avanzadas de gestión:
- Alta y edición de usuarios corporativos, con opción de activar/desactivar cuentas, editar permisos y asignar trámites.
- Gestión de trámites, con creación y administración de procesos asociados a los departamentos.
- Gestión de usuarios registrados, incluyendo los que acceden mediante Cl@ve, con posibilidad de modificar correos electrónicos.
- Administración de metadatos, políticas de privacidad, métricas de uso y auditorías de acceso.
- Exportación del gestor documental, permitiendo generar un archivo comprimido del sistema.
- 📁Funcionalidades para Usuarios Cl@ve y Corporativos
Los usuarios que acceden como ciudadanos o personal municipal cuentan con funcionalidades según su rol:
- Visualización y creación de depósitos:
- Ciudadanos: Solo pueden ver y crear depósitos vinculados a su NIF/CIF.
- Usuarios corporativos: Pueden ver depósitos del departamento y actuar en representación de otros ciudadanos.
- Depósitos de salida (solo para usuarios corporativos): Permiten definir destinatarios específicos y notificar por correo.
- Historial de depósitos: Disponible para ambos perfiles, con la posibilidad de mover documentos entre departamentos para corregir errores.
- 🔐 Seguridad y Doble Factor de Autenticación
Para reforzar la seguridad del sistema, se ha implementado un proceso de doble autenticación para usuarios Cl@ve:
- Solicitud del correo electrónico en el primer acceso.
- Envío de un código de verificación por correo.
- Introducción del código por parte del usuario.
- Aceptación de términos y condiciones para obtener acceso completo.
Este proceso asegura que el acceso a la plataforma sea seguro, trazable y conforme a la normativa vigente.
🧩Arquitectura de la Plataforma
MegaDoc está diseñada para gestionar grandes volúmenes de archivos presentados a entidades públicas, garantizando la integridad y trazabilidad de los documentos mediante un justificante de depósito que incluye un hash único y metadatos.
La plataforma se basa en tres principios clave:
- Escalabilidad: Capacidad para crecer y manejar mayores cargas de usuarios y datos sin afectar su rendimiento ni estabilidad.
- Flexibilidad: Arquitectura modular que facilita la adaptación a nuevos requisitos y tecnologías, permitiendo actualizaciones rápidas sin interrumpir el servicio.
- Seguridad: Protección de datos mediante comunicaciones seguras, autenticación controlada y ausencia de almacenamiento de información crítica, asegurando la confidencialidad e integridad de la información.
Estos principios garantizan que MegaDoc sea un sistema robusto, adaptable y confiable para la gestión documental pública.
📈Una herramienta clave para la gestión pública
MegaDoc es una solución eficaz y segura para la gestión de depósitos previos de documentos ante entidades públicas. Ofrece una plataforma accesible y flexible para diferentes tipos de usuarios, asegurando la integridad y trazabilidad de los documentos mediante un sistema avanzado de hash y metadatos. La integración con Nextcloud y la interfaz intuitiva hacen de MegaDoc una herramienta muy útil para optimizar los procesos administrativos y mejorar la eficiencia en la gestión de trámites electrónicos. Además, las funcionalidades de auditoría y control proporcionan un nivel adicional de seguridad y transparencia en el manejo de documentos.
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